7 Gründe, jetzt zu digitalisieren

7 Gründe, jetzt zu digitalisieren

Der Papierkram im Büro nimmt überhand, wichtige Infos gehen verloren, und die Konkurrenz schnappt mit einer kreativen Website die Kunden weg. Das Horrorszenario schlechthin für jedes Unternehmen. Doch wer auf den Zug der Digitalisierung aufspringt, kann dies leicht verhindern. Wir nennen 7 Gründe, warum es sich lohnt, jetzt zu digitalisieren.

1) Effizienter arbeiten
Endlos Informationen in Aktenordnern suchen war gestern. Digitalisierte Daten helfen dabei, dass benötigte Informationen jederzeit und überall verfügbar sind. In firmeninternen Systemen abgelegte Dokumente sind direkt für die betreffenden Personen abrufbar und können sofort bearbeitet, vervielfältigt oder verteilt werden. Außerdem lassen sie sich ganz einfach durchsuchen. Gewünschte Infos stehen so mir ein paar Klicks zur Verfügung; der lästige Papierkram entfällt.

2) Kosten senken
Weniger Papierkram bedeutet weniger drucken, weniger per Post versenden, weniger abheften. Das heißt, die Kosten für Papier, Toner und Porto verringern sich. Verwaltungskosten für Büromaterialen können deutlich gesenkt werden. Außerdem wird weniger Stauraum für die Aufbewahrung von Unterlagen benötigt, denn digitale Dokumente nehmen nur Platz auf der Festplatte ein.

3) Flexibler sein
Dank mobiler Endgeräte lässt sich mittlerweile von überall arbeiten. Dazu braucht es meist nur eine Internetverbindung. So können Mitarbeiter auch daheim oder unterwegs nochmal schnell etwas nachschauen oder erledigen, anstatt zurück ins Büro zu fahren.

4) Auf Nummer Sicher gehen
Wie schnell rutscht ein wichtiges Dokument versehentlich aus einer Mappe und wird dann nie wieder gesichtet. Mit digitalen Daten kann das nicht passieren, denn auf der Festplatte gesichert und mit ausreichend Backups kann nichts mehr verloren gehen.

5) Besser kommunizieren
Ein digitalisiertes Büro ermöglicht nicht nur die direkte Vernetzung von Mitarbeitern, sondern auch einen besseren externen Informationsaustausch. Kommunikation mit Kunden, Partnern oder Dienstleistern läuft schneller und reibungsloser ab. Auch die Rückverfolgbarkeit und Vertraulichkeit von Daten verbessert sich deutlich.

6) Dem Kunden etwas bieten
Mal ehrlich: Niemand möchte eine langweilige und veraltete Website vorfinden, wenn er nach einem Unternehmen sucht. Stattdessen wünschen sich Kunden kreative und ansprechende Kommunikation, am besten über mehrere Kanäle. Wer schon vor dem Kauf Mehrwert bietet, erzeugt Bedarf beim potentiellen Kunden. Außerdem lassen sich Kunden auch viel gezielter ansprechen, wenn durch gut gepflegte Datenbanken genügend Informationen vorhanden sind, um maßgeschneiderte Angebote für sie zu erstellen.

7) Das Image fördern
Ein digitalisiertes Unternehmen zeigt nicht nur, dass es innovativ und zukunftsorientiert ist, sondern auch, dass es sich auf seine Kunden ausrichtet. Online beeindrucken zahlt sich aus: Eine kreative Website oder eine praktische App ziehen Kunden an. Wer eine überzeugende Online-Präsenz hat, ist klar im Vorteil, denn diese ist heute das Aushängeschild jedes Unternehmens. Ist man damit außerdem noch schneller und besser als die Konkurrenz, kommen die Kunden praktisch von allein. Zuletzt lässt sich mit dem verringerten Einsatz von Papier punkten, denn das zeigt Engagement für die Umwelt.

Es wird deutlich: Wer effizient, innovativ und kundenfreundlich sein möchte, der sollte nicht länger warten, denn Digitalisierung zahlt sich in jedem Fall aus.

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