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Case Study – wie wir unseren Kunden zu noch mehr Effizienz verhelfen

Als Softwaredienstleister ist we {code} it ein Anbieter umfassender Leistungen: Website-Programmierung und Gestaltung, App Programmierung, Datenbankerstellung und -pflege, AddIns für MS Office und IT Beratung setzen wir seit rund einem Jahr erfolgreich in die Tat um. Dabei predigen wir oft, dass Digitalisierung und dabei vor allem Automatisierung unseren Kunden den Arbeitsalltag erheblich erleichtern kann. Nicht nur eine digitale Realisierung ist uns als Software-Experte wichtig für den Erfolg unserer Kunden, sondern auch eine stetige Optimierung der Prozesse. Einfacher, schneller, zeitsparender ist das Ziel.

Wie solch eine genaue Umsetzung unserer Dienstleistungen aussehen könnte…
…stellen wir heute an einem Auftrag eines deutschen Spezialfinanzierers vor. Was wir für diesen im Groben geleistet haben, war das massive Arbeitspensum der Mitarbeiter zu senken, indem wir ein Tool entwickelt haben, welches den Mitarbeitern viel Zeit und Energie spart.

Die Ausgangssituation war folgende:
Der Kunde arbeitete bisher mit einer Exceldatei, die wichtige Datenmengen abbildete. Die Problematik ergab sich daraus, dass es Einschränkungen in den Zugriffsberechtigungen gab und der Arbeitsprozess sich dadurch sehr zeitaufwändig gestalten musste. Dies geschah zwar digital – dennoch manuell. Zudem waren viele Parteien durch Behinderungen und Zugriffseinschränkungen, die mit bestimmten Standard Programmen wie Excel einhergehen. Weil sehr viele Prozesse manuell durchgeführt werden mussten, kostete der Arbeitsalltag viel Zeit und Energie.
Nun kam unsere IT-Beratung ins Spiel. Wir konzipierten einen Automatisierungsprozess, mit dem man diese Prozesse optimieren konnte.
Unser Tool löste das Problem mit den Zugangsberechtigungen, der problematische Prozess wurde automatisiert. Nun erfolgt die Eingabe intuitiv und flüssig.

Was haben wir also gemacht?
Im Kundengespräch den Arbeitsalltag kennen gelernt, uns Probleme erläutern lassen und Schmerzstellen analysiert. Danach erfolgte eine Konzepterstellung, die wir dem Kunden präsentierten. In der Präsentation wurde ebenfalls unser SCRUM-Prinzip erläutert, ein zeitlich definierter Arbeitsplan, in dem man in regelmäßigen Wochen-Abständen den Entwicklungsstand darlegt und sich Feedback einholt. Am Ende kam eine Lösung raus, die unseren Kunden nun in seiner Effizienz unterstützt.

Hier kannst du dir einen Überblick der einzelnen Schritte in unserer Case Study ansehen – klick dich einfach durch.

Case Study 1

Excel – Tabellenführer in jeder Hinsicht?

Excel ist das Tool, um das man im Büroalltag nicht herumkommt. Eine Hass-Liebe für den einen, die Lieblingsbeschäftigung überhaupt für den anderen. Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft verfügt über unzählige Formate, Funktionen, Features und wirkt dadurch für Einsteiger und Ungeübte oftmals unübersichtlich und kompliziert. Nichtsdestotrotz ist Excel beliebt. Mehr als 80 Prozent der Mittelständler verwenden Excel für ihre Analysen und Reports. Es ist und bleibt somit die Nummer 1 der Business Intelligence Tools.

Summewenn, Zählenwenn, Ichverstehsnichtwenn

Excel besitzt mehr als 400 Funktionen für fast jeden Einsatzzweck. Sei es SUMME, WENN, SUMMEWENN, ZÄHLENWENN, SÄUBERN und GLÄTTEN oder SVERWEIS – mit diesen und mehr Funktionen lassen sich bestimmte Informationen in einer Tabelle suchen, bestimmte Bedingungen festlegen oder bestimmte Funktionen zu einem Text formulieren. Mit Excel können Kalenderwochen erstellt werden, Nettoarbeitstage errechnet werden, Urlaubs- und Krankheitsdaten verwalten werden. Excel ist ein Tool, das helfen kann, die Bewerberauswahl zu organisieren, Rabattcodes zuzuordnen oder ganz einfach Werte zu addieren.

Dennoch kommt die Hass-Liebe für besonders Ungeübte nicht von ungefähr. Excel ist in mancher Hinsicht schwer zu bedienen, vor allem bezüglich der Zugriffsrechte und Datenkommunikation treten oftmals Schwierigkeiten auf. So kommt es häufig vor, dass mehrere Mitarbeiter an einem Datensatz arbeiten, Änderungen aber nicht von jeder Seite korrekt gespeichert werden. Oder dass Mitarbeiter Zugriff zu einem Datensatz erhalten, den sie mit allen Daten so eigentlich nicht bekommen sollten. Alternative wäre, eine Echtzeit Nutzung von Excel zu vermeiden und Oldschool-mäßig die Tabelle alle paar Tage an den nächsten Kollegen weiterzuschicken. Was natürlich keine Lösung ist, da veraltete und verlorengegangene Informationen vorprogrammiert sind.

Individuelle Excel Lösungen ohne Excel

Aber alle Probleme rund um Excel stellen noch keinen Grund dar, dem Tabellenprofi gleich auf gesamter Linie abzuschwören. So gibt es verschiedene Tools und PlugIns, die die Arbeit mit Excel erleichtern sollen. So haben wir für euch in unserem Beitrag „Wie man die Effizienz von Excel auf die nächste Stufe hebt – mit diesen kleinen Helfern“ die wichtigsten PlugIns für Excel zusammengefasst. Ebenso ist es möglich, individuell über Programmierer eigene Zusätze für Excel anfertigen zu lassen. So hat das Team von we {code} it für eine große nationale Förderbank Excel-Erweiterungen erstellt, die es ermöglichen, dass verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugangsrechten an der gleichen Datenmaske arbeiten können.

Seit Jahren wird Excel von verschiedenen Parteien tot geredet – und ist trotzdem noch (wortwörtlich) Tabellenführer. 1985 als Nachfolger des ersten Tabellenkalkulationsprogramms von Microsoft, Mulitplan, eingeführt, ist aktuell die 13. (für macOS) bzw. 15. (für Windows) Version im Einsatz. Excel bleibt im Rennen, trotz mancher Schwierigkeiten mit dem Programm. So finden sich, wenn man die Google Suche für Excel durchscrollt, zahlreiche Fragen, Tipps und Tricks, gar ganze VHS Kursangebote zum Thema Excel. Statt sich jedoch mit langen Umwegen zur Lösung des Problems rumzuschlagen, kann man sich auch professionell von Softwaredienstleister beraten lassen, die möglicherweise andere, schnellere und simplere Wege vorschlagen.

Wie man die Effizienz von Excel auf die nächste Stufe hebt – mit diesen kleinen Helfern

Da wir bereits öfter mal Beitragsreihen veröffentlicht haben wie Frontend Frameworks oder empfehlenswerte JS PlugIns, wollen wir dir heute PlugIns für MS Excel vorstellen (u.a. in Kombination mit anderen MS Office Produkten). Dabei wollen wir nicht das Rad neu erfinden, aber dir Möglichkeiten auf den Schirm packen, die dir den Arbeitsalltag um einiges erleichtern. Das tägliche Arbeiten mit Excel Tabellen kann nämlich durchaus mehr Zeit kosten, als nötig wäre. Daher geben wir hier dir einen kleinen Querschnitt von praktischen PlugIns.

Das E2P AddIn ist hierbei ein relativ neues AddIn, das dir die stupide Copy-Paste-Arbeit von Excel Data Schemen in PowerPoint erspart. Mit ein paar wenigen Mausklicks kannst du deine Excel Sheets mit PowerPoint zusammenführen und einiges an Zeit sparen. Wie genau das funktioniert ist auf der E2P Page.

Das Chart-Me AddIn ist ein fortgeschritteneres Tool, mit dem du komplexe und aufwendige Charts erstellen und in Excel abbilden kannst. Mehr darüber erfährst du auf der “hi chart” Seite.

Power User bedient den Design technischen Aspekt der zahlreichen Excel PlugIns. Da es ein PlugIn für Excel und für PowerPoint ist, kommt es mit einer Vielzahl an Besonderheiten einher. Dieses AddIn ist besonders geeignet für Experten im Marketing, Consulting und Finanzsektor. Ein anschauliches Video dazu findet ihr auf der Seite.

Das XLhub AddIn erlaubt es dir Daten von Excel auf einen SQL Server zu verschieben. Mit 15 $ ist es zwar nicht frei zugänglich, jedoch eine lohnende Investition.  Der Vorteil hierbei ist, die Daten in einem Hub zu speichern, statt sie per Mail zu verschicken und dabei ein mögliches Sicherheitsrisiko einzugehen. Ihr müsst jedoch beachten: Das XLhub Addin funktioniert nur auf dem PC bei Excel 2007, 2010 und 2013 sowie SQL Datenbanken nach 2005 oder SQL Azure.

Wo wir schon mal den Faktor Sicherheit erwähnen: Unviewable Plus dürfte für VBA Entwickler interessant sein. Die App ist ein VBA AddIn, das den Source Code „unviewable“ macht. Dieser ist somit von potentiellen Hackern und Weiterverkäufern und Trittbrettfahrern geschützt.

Falls du andere, effiziente Excel PlugIns kennst, die dir oder anderen das Arbeiten mit Excel erleichtert haben, dann halte dein Wissen nicht zurück und teile es. Wir freuen uns über jede Anregung, die wir bekommen oder Input für Themenbereiche, über die ihr informiert werden wollt.

we {code} it selbst hat ebenfalls zahlreiche Anfragen für Office Erweiterungen umgesetzt. Vor allem individuell programmierte AddIn Lösungen haben unseren Kunden den Arbeitsalltag vereinfacht. Automatisierungstools können die Prozesse effektiv optimieren, sodass sich eine generelle Auseinandersetzung mit erweiterten Lösungen für den Umgang mit Excel wirklich lohnt. Ob du in deiner Firma nun als Excel-Profi bekannt bist oder das genaue Gegenteil – umgehen kannst du das Datentool eher nicht. Mit dem richtigen PlugIn kannst du aber einen Helfer an deiner Seite wissen, der dir so manche Arbeit abnimmt.

Wie Office Makros und Add-ins den Arbeitsalltag erleichtern können

Man kennt das sicher: Ständig müssen die gleichen Berechnungen und Formatierungen in Excel-Tabellen ausgeführt werden. Das kostet wertvolle Zeit, in der sinnvollere Aufgaben erledigt werden könnten, aber die Kalkulationstabelle muss schließlich vollständig und übersichtlich sein. Mit Makros und Add-ins für Office-Anwendungen ist das kein Problem.

Automatisieren von Aufgaben mit Makros
Ein Makro automatisiert Aufgaben, die regelmäßig oder sogar täglich ausgeführt werden müssen. Es besteht aus einer Aktion oder einer Reihenfolge von Aktionen und kann beliebig oft angewendet werden. Ein konkretes Beispiel: Jeden Tag müssen online Preise für bestimmte Produkte abgerufen und in die Tabelle eingetragen werden. Statt manuell die entsprechenden Seiten und Informationen abzurufen, kann dies ein Makro automatisch ausführen. Was sonst mehrere Minuten oder sogar Stunden dauert, erledigt ein Makro in Sekundenschnelle.

Neue Office-Funktionen durch Add-ins
Mit einem Add-in können gleich mehrere neue Funktionen in Word, Excel, etc. eingebunden werden. Es ermöglicht daher komplexere Aufgaben als ein Makro. Ein Add-in ist als eigener Reiter im Programm verfügbar und beinhaltet eine größere Anzahl an einzelnen Funktionen, die zum Beispiel die Formatierung maßgeblich erleichtern. Im Gegensatz zu einem Makro ist ein Add-in fest in das Programm eingebunden und damit in jeder Arbeitsmappe oder Datei sofort anwendbar.

Weniger Aufwand, mehr Zeit
Durch die Verwendung von Makros und Add-ins wird der Aufwand im Arbeitsalltag stark verringert. Sie können genau auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden und liefern somit die ideale Lösung für tägliche Anforderungen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern befreit auch von lästigen Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssten. Dadurch steht wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zur Verfügung.

Wie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt digitalisiert wird

Rund die Hälfte der Fachbereichsleiter sind unzufrieden mit der technischen Ausstattung in ihrem Unternehmen
Computacenter führte mit dem Analystenhaus Pierre Audoin Consultants (PAC) eine Studie zu zeitgemäßen Arbeitsplätzen durch. Dabei kam unter anderem heraus, dass 46% der befragten Fachbereichsleiter die technische Ausstattung in ihrem Unternehmen für nicht zeitgemäß halten.
Das sagt schon einiges darüber aus, was in den alltäglichen Arbeitsprozessen in Unternehmen benötigt wird und (noch) nicht in Angriff genommen wurde.
Da Prozesse innerhalb von Unternehmen (unabhängig von der Branche) zeit- und ressourcenintensiv sind, stellt sich doch die Frage, weshalb diese 46% nicht zu den nötigen Schritten greifen. Dazu kommen noch die Prozentanteile, die nicht an solchen Umfragen teilnehmen, die jedoch ebenfalls nicht zeitgemäß ausgestattet sind und somit ihr Potential an Möglichkeiten gar nicht wahrnehmen.

Was ist das Potential an Möglichkeiten?
Zeiteffizienz ist hierbei der Punkt. Es ist einfacher einen Software-Dienstleister einzusetzen, in den man kurzfristig investiert, dafür aber ein langfristiges Ergebnis hat. Im Idealfall haben Sie eine Aufwertung Ihrer Präsenz sowie Ihrer Qualität an Produkten, die Sie präsentieren wollen oder an Software, die Sie benutzen.

Was sollten Software-Dienstleister im Umkehrschluss beachten?
Software-Dienstleister sollten folglich nicht nur für Ihr Leistungsportfolio werben, sondern auch mit kreativen Konzepten und realistischen Ideen anderen Unternehmen verständlich machen, worin ihre Schwächen liegen und wie man diese beseitigen kann. Eine Überforderung der Kunden mit Fachbegriffen bringt da wenig. Letzten Endes hat der Kunde ein schlechtes Gefühl, weil ihn die Experten Beratung überfordert und im schlimmsten Fall wendet er sich von der Digitalisierungsmöglichkeit ab.
Folglich gilt es für beide Seiten zu definieren, was unter „zeitgemäß“ zu verstehen ist und was für Möglichkeiten der Begriff „digital“ beinhaltet.

Es gibt klare Faktoren, an denen Sie erkennen, dass Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise Digitalisierungspotential hat:

Ist Ihr Alltag so überladen, dass Ihnen öfter mal was durch die Lappen geht?
Den ein oder anderen Kunden vergessen, zurückzurufen… Die ein oder andere Aufgabe, die man noch unbedingt heute erledigen wollte, nicht im Blick gehabt… Sich in To-Dos verzettelt.
Viele Mitarbeiter vergessen im schnellen Arbeitsalltag auch mal was, weil es keine Erinnerungsfunktionen gibt. Möglicherweise ist keine funktionale Software vorhanden, die die To-Dos übersichtlich abbildet oder sie nicht daran erinnert. Zudem ist es ein unnötig verlorenes Potential, wenn man interessierte Kunden oder Kooperationspartner nicht zurückruft und zeitnah bedient – einfach, weil man den Überblick verloren hat oder einem etwas dazwischen gekommen ist. Das muss nicht sein. Die richtige Software kann individuell an Ihr tägliches Tun angepasst werden und gleichzeitig reaktionsfähig gestaltet werden.

Arbeiten Sie immer noch mit überladenen Excel Tabellen?
Die Handhabung mit Datenmassen kann mit Excel-Add-Ins, also Software-Erweiterungen innerhalb von Excel, vereinfacht werden. Oder wir erleichtern Ihnen die Sache und automatisieren die Daten und Prozesse, indem wir eine Datenbank für Sie entwickeln. Was genau diese enthält, was sie braucht und was sie abbilden können muss, richtet sich nach Ihrem Bedarf, Ihrem konkreten Arbeitsalltag und der Branche, in der Sie arbeiten.

Ihre Webseite kann mit der Konkurrenz offen gestanden nicht mithalten…?
…weil sie design-technisch einfach nur lahm wirkt? Oder weil der Inhalt Ihrer Webseite in so vielen Rubriken und Buttons unterteilt ist, dass man gar nicht mehr weiß, wie man sich da durchklicken soll? Sie wollen noch weitere Themen oder reaktionsfähige Elemente einbinden, um mehr Kundenfeedback und Datenabfragen zu generieren? Das können wir leicht lösen, indem wir Ihr Webseiten-Format in ein modernes umwandeln. Soll heißen: Wir machen einen simplen One-Pager, der übersichtlich gestaltet ist und trotzdem alles Nötige an Präsenz umfasst und in der Webseite nach außen hin kommuniziert. Und zwar so, dass es für das Auge des Kunden ästhetisch ansprechend und übersichtlich strukturiert ist.

Wagen Sie den nächsten Schritt und springen Sie auf den Mobile-App-Zug mit auf!
Ihr Unternehmen ist nun schon so weit aufgestellt, dass Sie schnell und effizient arbeiten können.
Ihre Marke, Ihr Produkt oder Ihr Unternehmen an sich hat sich bereits einen Namen erarbeitet, eine Community hat sich gebildet, man kennt Sie, man nutzt Ihr Angebot. Warum nicht den nächsten Schritt wagen und eine App entwickeln lassen, die die Kundenbindung nochmal um einiges verstärkt?
Daten sind das neue Gold, der Kunde wie üblich der König. Kombinieren Sie beides, indem Sie eine App entwickeln lassen, mit der Kunden interaktiv mit Ihrem Namen – für was auch immer dieser stehen mag – umgehen kann. Gleichzeitig bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, wer Ihre Zielgruppe eigentlich ist.

Es ist unsere Herzensangelegenheit Sie zu unterstützen.
Wenn Sie sich bei einem oder mehr Punkten angesprochen gefühlt haben, dann kontaktieren Sie uns gerne. Sie werden früher oder später merken, wie sich eine Entscheidung für Prozessoptimierung auf den langfristigen Erfolg Ihrer Arbeit auswirkt. Über Design und Programmierung hinaus können Sie auch gerne Texterarbeiten an uns outsourcen – ein flotter Artikel, ein aufklärender Blogbeitrag, eine griffige Produktbeschreibung. we {code} it ist der Partner für Ihre Anliegen.
Handverlesene und kompetente Studenten machen es möglich, dass Ihre Wünsche und Projekte zeitnah umgesetzt werden. Sie haben den Vorteil Kosten und Zeit zu sparen, wir haben den Vorteil einen Studenten um ein Projekt mehr stärker für den Arbeitsmarkt aufzustellen. Warum gerade dieses Konzept uns so wichtig ist, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag.